建設業で差がつく資料作成術—デザインの4原則で説明が楽になる理由

建設業界に入って6年目になる。

ちょっと人よりPCスキルがある程度のつもりで入ったが、正直思ったより周りができないという印象を受けた。

その中でも特にできていないのが、見やすい資料の作成だ。

エクセルやパワーポイントで写真を貼り付けて、適当な色で塗りつぶして矢印や吹き出しをつけるだけ。そんな資料が圧倒的に多い。

色の使い方、線の引き方、文字サイズや配置。
ほんの少しのデザイン知識を取り入れるだけで、ただの素人が作った資料がプロっぽい資料に変わる。

この記事に辿り着いた方にも、ぜひそんな体験をしてもらいたい。

なぜ施工管理でデザインスキルが求められるのか

施工管理の仕事には、お客様や元請業者、下請業者、近隣住民などへ資料を作成して説明する業務が必ずある。

施工計画、事故報告、完了報告、竣工図書や調査報告書。特に改修工事や大規模修繕工事では、居住者や利用者への説明会が必須だ。騒音や振動、工事期間など、不安を抱えているお客様に対して、わかりやすい資料を用意できるかどうかで、クレームの発生率が大きく変わる。

実際に私が昨年担当した小さなマンションの大規模修繕工事では、説明資料の細かい文字を削り、写真に大見出しと数行の説明文だけを載せた資料を作った。住民さんに「わかりやすい」と大好評だった。

私の感覚では、図面や写真だけでなく、わかりやすい説明資料を求められる場面が確実に増えている。

お客様への説明資料が勝負を分ける

施工管理で資料作成スキルが活きる場面は、想像以上に多い。

• 施工計画書・安全管理計画書
• 工事説明会資料
• 竣工図書・報告書
• 見積書・提案書
• 名刺・パンフレット
• 会社のホームページ
• プレゼン資料

驚くことに、これらの資料の質が高いだけで、お客様からの信頼度が大きく変わると感じてきた。

もちろん、伝えるべき情報の取捨選択や強調して話すことは大事だ。ただ問題が発生してから「言った」「書いてある」というトラブルになる前に、ちゃんと伝わっていることが、事故やトラブルを防ぐ大事なことだと思う。

あるマンションの大規模修繕工事では、理事長から「こんなにわかりやすい資料は初めて見た」と言われ、追加工事の依頼までいただいた。

デザインの4原則を知れば誰でも資料が上手くなる

デザインの4原則とは、近接・整列・反復・強弱の4つだ。

この原則はもともとグラフィックデザインの世界で確立されたものだが、建設業の資料作成にもそのまま応用できる。難しい専門知識は一切不要で、意識するだけで劇的に資料の質が上がる。

近接の原則—関連する情報をグループ化する

近接の原則とは、関連する情報を近くに配置し、関連しない情報を離して配置することだ。

例えば、大規模修繕の工事説明会資料で外壁塗装工事を説明する場合、工事期間・工事内容・注意事項を1つのまとまりとして配置する。次の防水工事は少し離して配置することで、視覚的に別の項目だとわかる。

これだけで、お客様が資料を見たときに、どこからどこまでが外壁塗装の話かが一目瞭然になる。

整列の原則—要素を揃えて統一感を出す

整列の原則は、テキストや画像の開始位置を揃えることで、資料全体に統一感を持たせる手法だ。

よくある失敗例として、見出しは中央揃え、本文は左揃え、写真はバラバラというケースがある。これでは視線が定まらず、読みにくい資料になってしまう。

私は基本的に、すべての要素を左揃えにし、必要に応じて中央揃えを使う程度にしている。

反復の原則—デザイン要素を繰り返す

反復の原則は、同じ色・フォント・スタイルを繰り返し使うことで、資料全体の一貫性を保つ手法だ。

例えば外壁塗装工事と防水工事を説明する資料を作成する際、工事期間・工事内容・注意事項を1つのまとまりにして、同じスタイルで記載する。そうすると、この期間はこんな工事をやっているんだと伝わりやすくなる。

別のメリットも発生する。私の所属する会社では、オレンジ色(#ff9f1c)と黄色(#ffe066)をコーポレートカラーとしている。すべての資料で見出しにこの色を使い、本文はグレー系、注意事項は赤系と決めている。この反復により、この資料は〇〇社のものだとすぐにわかるブランディング効果が生まれる。

強弱の原則—重要度に差をつける

強弱の原則は、情報の重要度に応じて、文字の大きさ・太さ・色を変えることだ。建設業の資料では、特に注意事項や工事期間など、お客様に必ず伝えたい情報を強調する際に役立つ。

例えば、工事説明会資料で騒音が発生する場所や時間帯を伝える場合、見出しはフォントサイズを大きく(本文の1.5〜2倍ほど)、時間帯は色をつけて目立たせるとよい。

私が作成した工事説明会資料では、特に注意していただきたいポイントを赤枠で囲み、フォントサイズを1.5倍にした。説明会では、この部分について質問が集中したものの、事前にしっかり目立たせていたため、資料に書いてありましたねとスムーズに理解していただけた。

建設業で活きる具体的な場面

デザインの4原則は、建設業のあらゆる場面で活用できる。私が実際に経験した事例をもとに、具体的な活用方法を紹介する。

施工計画書・報告書

施工計画書は、元請や発注者に提出する重要な書類だ。内容が正確であることはもちろんだが、見やすさも評価される。

ある商業施設の改修工事では、施工計画書を提出した際、発注者から「こんなに見やすい計画書は初めて見た」と言われた。その後、追加工事の依頼が2件来たので、デザインスキルが直接的に売上につながったと実感している。

竣工図書

竣工図書は、工事完了後にお客様に提出する最終的な書類だ。写真や図面が多く、ページ数も100ページを超えることがある。ここで反復と整列の原則が威力を発揮する。

私が作成した竣工図書では、すべての写真を左揃えにし、キャプションのフォントとサイズを統一した。また、各工事項目の見出しに同じ色(オレンジ色)を使い、一貫性を持たせた。その結果、マンションの理事長から「保存版として大切にします」と言っていただけた。

お客様向けプレゼン資料

プレゼン資料は、提案競争で他社と差をつけるための重要なツールだ。私は強弱の原則を使い、提案のポイントを大きく強調し、詳細情報は小さく配置している。

あるマンションの大規模修繕の提案では、工期を2ヶ月短縮できる理由を大きく見出しにし、具体的な工程表を下に配置した。プレゼンでは、この部分に質問が集中し、最終的に受注につながった。提案書のデザインが評価され、理事会で一番わかりやすかったと言っていただけたそうだ。

名刺・パンフレット・HP

名刺やパンフレット、ホームページも、デザインの4原則が活きる場面だ。私の会社では、名刺に会社のコーポレートカラーを使い、フォントを統一している。また、ホームページも同じデザインルールに基づいて作成しているため、一貫したブランドイメージを保てている。

デザインスキルを身につけるメリット

デザインの4原則を身につけることで、単に資料が見やすくなるだけでなく、さまざまなメリットがある。

まず、お客様への説明が格段に楽になる。わかりやすい資料があれば、口頭での補足説明が減り、説明会の時間を短縮できる。私の経験では、3時間かかっていた説明会が、デザインを改善した資料を使うことで1.5時間に短縮できた。

次に、社内での評価が上がる。私の会社では、デザインスキルを持っている人が少ないため、資料作成を任されることが多く、結果的に重要なプロジェクトに関わる機会が増えた。簡単な資料作成費用として5〜10万円をお客様からいただいて作成することもあり、会社の売上にも貢献している。

さらに、競合他社との差別化にもつながる。建設業界では、まだまだデザインスキルを持っている人が少ないため、見やすい資料を作れるだけで、この会社はしっかりしているという印象を与えられる。

デザインスキルがあるだけで、お客様からの信頼度が上がるし、社内でも重宝されるんだよね。

デザインを学ぶためのおすすめ書籍

デザインの4原則をもっと深く学びたい方には、以下の2冊をおすすめする。どちらも初心者でも読みやすく、実務にすぐ活かせる内容だ。

ノンデザイナーズ・デザインブック

デザインの4原則(近接・整列・反復・強弱)を体系的に学べる名著だ。建設業に限らず、あらゆる業界で使える普遍的な原則が学べる。ノンデザイナーズというだけあって、デザイナーじゃなくてもデザインがわかるようになる本だ。

ノンデザイナーズ・デザインブック第4版 [ ロビン・ウィリアムズ ] 楽天で購入

なるほどデザイン

ビジュアルで直感的にデザインの考え方を学べる本だ。文章よりも図解が多く、建設業の資料作成にも応用しやすい内容だ。

なるほどデザイン 目で見て楽しむデザインの本。 [ 筒井美希 ]

まとめ

建設業界では、まだまだデザインスキルを持っている人が少ない。

でも、だからこそ、デザインの4原則(近接・整列・反復・強弱)を意識するだけで、大きな差をつけることができる。

お客様への説明資料、施工計画書、竣工図書、プレゼン資料など、建設業で活用できる場面は無数にある。私自身、この4原則を知ってから、お客様からの評価が上がり、社内での信頼も得られるようになった。資料作成費用をいただけるほどのスキルにもなっている。

デザインは難しいものではない。たった4つの原則を意識するだけで、誰でも見やすい資料を作れるようになる。