建設業こそGoogleドライブ！写真・資料・図面の共有を劇的にラクにする方法

120万円の施工管理システムが、1年で誰も使わなくなった

私の前にいた会社は、高額な施工管理システムの導入に失敗しました。

数年前、社長の「IT化を進めたい」という一言から始まった施工管理システムの導入プロジェクト。
月に3〜4回の打ち合わせ、全社員への説明会、そして初期費用30万円+月額10万円の契約。
システム会社の担当者が週1回訪問して、丁寧に操作指導もしてくれました。

ですが、半年後には誰も使っていませんでした。

「ログインがめんどくさい」
「どのボタンを押せばいいか分からない」
「結局エクセルの方が早い」。

現場の職人さんや年配の社員にとって、複雑な機能は業務の障害でしかなかった。
不明点の問い合わせは全て私に集中し、逆に業務時間が増える始末。
結局1年後、契約を更新せず、150万円と膨大な時間だけが無駄になりました。

この失敗から学んだのは、
「高機能なシステムより、みんなが使えるシンプルなツールの方が結果的に効率的」
ということ。
そして辿り着いたのが、Googleドライブでした。

なぜGoogleドライブなのか

誰でも使える、圧倒的なシンプルさ

Googleドライブの操作は「フォルダを開いて、ファイルをドラッグ&ドロップするだけ」。
難しい操作マニュアルも、長時間の研修も必要ありません。
スマホでフォルダを見るのも、写真をアップロードするのも直感的にできます。

国土交通省の建設業DX推進方針でも、中小建設業のIT化では「一気にすべてを変えない」ことが成功の鍵として示されています。
まさに、Googleドライブはそれを実現できるツールです。

初期費用ゼロ、月額250円から始められる

Googleドライブは無料で15GB使えます。
小規模な会社なら、複数の無料アカウントと100GBの有料プラン1つ（月250円）を組み合わせることで、実質的に容量の心配なく運用できます。

※小規模会社での複数アカウント運用時の試算

リアルタイム共有で、伝達ミスが激減

以前は図面をメール添付で送っていました。
でも、最新版がどれか分からなくなって、古い図面で作業してしまうミスが頻発していたんです。

Googleドライブなら、常に最新の図面を全員が見られる。
「これ、古い図面じゃない？」という確認作業がなくなりました。

実践的な活用方法

協力会社との現場で実感した変化

とある現場で、IT環境が整っていない協力会社と数ヶ月間、共同作業をすることになりました。
横のデスクに座っているのに、ファイル共有のたびにメールやUSBメモリを使う非効率な状況。

「このままじゃ無理だ」と感じて、両社の許可を取り、その現場専用のGoogleアカウントを作りました。

PC、スマホ、タブレット全てに設定して、現場の情報共有を全てGoogleドライブで管理した結果、残業が目に見えて減りました。
現場の品質管理により時間を使えるようになったんです。

その現場は協力会社でモデルケースになって、現場完了後に何度か呼ばれて設定方法をレクチャーしました。
今ではその会社でも標準ツールとして使われています。

フォルダ構成とルール

Googleドライブを使いこなすには、最初のフォルダ構成が重要です。国土交通省の情報共有システム活用の手引きも参考にしながら、複数の現場で検証した構成を紹介します。

【プロジェクト名_2025】/
├── 01_進行管理/
│   ├── 工程表/
│   ├── 打ち合わせ議事録/
│   └── 変更指示書/
├── 02_現場写真/
│   ├── 着工前/
│   ├── 躯体工事/
│   ├── 仕上げ工事/
│   └── 完成/
├── 03_図面資料/
│   ├── 承認図・最新図面/
│   ├── 旧版図面/
│   ├── 施工説明資料/
│   └── カタログ・SDS/
└── 04_検査・完了/
    ├── 中間検査/
    ├── 完了検査/
    └── 引渡し資料/

特に重要なのは、最新図面と旧版を必ず分けること。これをやらないと、古い図面で作業してしまうミスが起きます。

無料15GBを最大活用する容量管理術

無料版の15GBという容量制限は、正直に言って施工写真を保存するには少ないです。
でも、戦略的に運用すれば十分に使えます。

必要な写真だけを選んでアップロードする

現場で100枚撮っても、実際に必要なのは30枚くらい。
その場で選別してからアップロードするだけで、容量が3分の1になります。
ぼやけた写真、同じアングルの重複、明らかに使わない写真は、現場で削除する習慣をつけましょう。

複数アカウント戦略で、実質無制限に

私の会社は規模が小さかったので、複数の無料アカウントを使い分けていました。

案件が完了したら、バックアップ用の有料アカウントに移行する。
これで月額250円で、実質的に容量を気にせず使えました。

ちなみに、Google Workspace（旧G Suite）のビジネスアカウントを5人で使うと月額3,400円かかります。
でも、この複数アカウント戦略なら月額250円。年間で37,800円の差です。

セキュリティ対策

クラウドサービスを使う以上、セキュリティ対策は必須です。
IPAの中小企業情報セキュリティガイドラインに基づいて、最低限やるべきことだけ紹介します。

顧客の個人情報を扱う場合は、個人情報保護委員会のガイドラインに従って、暗号化して保存するか、そもそもクラウドに置かない判断も必要です。

実測データ：作業時間はこれだけ減った

私の現場での実測値です。導入前と導入後で、これだけ変わりました。以下の数字は、私が実際に計測した平均値です。

これらを月単位で計算すると、施工管理者1名あたり、月約10時間の余裕が生まれました。
この時間を、現場の品質管理や安全管理に充てられるようになったのが、一番大きな効果です。

まとめ：小さく始めて、大きな効果を得る

120万円の高額システムで失敗した私が言えるのは、
「高機能より使いやすさ」「複雑より単純」「高額より継続可能」ということ。

Googleドライブは万能ではありません。
でも、建設業界の現実的な課題に対して、最もコストパフォーマンスの高い解決策です。
年間150万円近いコスト削減と、月10時間の作業時間短縮を同時に実現できます。

今回紹介した方法は、全て私が実際の現場で検証して効果を確認したものです。
特別なITスキルは必要ありません。明日からでも始められます。

建設業界のDX化は、高額なシステム導入からではなく、現場で働く一人ひとりの小さな改善から始まります。
まずは無料アカウントで、1つの現場から試してみてください。

※本記事で紹介した方法は、Googleの利用規約に準拠した範囲での活用方法です。企業での本格導入を検討する場合は、Google Workspaceの利用も検討してください。